“Los años 2020 y 2021, marcados por la pandemia y el teletrabajo implantado masivamente de forma continuada, crearon el escenario ideal para dar más contenido a nuestra digitalización”, destaca Pedro Ventura, Director de Procesos y Compliance en Luís Simões. “Hemos integrado nuevas capacidades digitales en operativas, en el servicio al cliente, y en los procesos internos”. Para lograr estos objetivos, la compañía eligió un conjunto de procesos con potencial y equipo de gestores que han liderado diversos proyectos integrando tanto a entidades externas (proveedores y clientes) como a departamentos internos. Entre ellos, destacan:
· Buzones centrales para gestionar solicitudes externas. Con el objetivo de optimizar el flujo de comunicación con clientes y proveedores, la herramienta Softexpert envía los e-mails a una primera área de front office que puede resolver el asunto o reenviarlo a las distintas áreas de back office, siempre manteniendo el control sobre la respuesta. Los procesos permiten, por ejemplo, comprobar en tiempo real todo el historial de un pedido y las respuestas enviadas. La evaluación diaria de clientes y proveedores determinó una clasificación superior a un 4 sobre 5, y en un año se han reemplazado 400 solicitudes diarias (correos electrónicos, llamadas y otros procesos analógicos) por procesos automatizados, que próximamente se incrementarán hasta las 2.000 solicitudes/día.
· Hojas de ruta digitales. El proceso sistematiza en formato digital todos los albaranes emitidos por los clientes de Luís Simões en diversos formatos, posibilitando el seguimiento de la mercancía a punto de ser cargada en un vehículo, en cualquier centro de operaciones del operador. Al almacenarse en un reposito digital de la red corporativa, el albarán se imprime donde se necesita, se grapa automáticamente y acompaña a la entrega. El proceso elimina el uso de papel innecesario, evita la pérdida de documentos, reduce costes y maximiza la productividad y el control. Con este sistema se consigue ahorrar más de 80 horas de trabajo cada día.
· e-CMR (nuevo albarán digital). Todavía en fase de implantación, el proceso permite la emisión del CMR en formato digital, que puede realizarse por el operador logístico, transportista, cliente y conductor. La herramienta digital - que será obligatoria en la UE dentro de unos años - elimina el papel y permite disponer de toda la información relativa a la mercancía a golpe de clic, incluyendo documentos, fotografías, incidencias y la trazabilidad de todas las operaciones de carga con fecha/hora y posicionamiento.
La transformación digital del sector logístico permite optimizar los procesos, aumentar la productividad y reducir el riesgo, con el fin último de hacer llegar el producto a los clientes con la calidad y el coste adecuados.
“En Luís Simões pensamos que la digitalización debe ocurrir desde dentro y de forma continuada, diseñando y adoptando internamente una cultura digital capaz de transformar la organización hacia resultados globales y evolucionar los objetivos al servicio de la estrategia definida”, concluye Pedro Ventura.Los operadores logísticos tradicionales se enfrentan a la infrautilización de activos, procesos manuales ineficientes y anticuadas interfaces de cliente que alargan los tiempos de respuesta. Sin embargo, la logística digital garantiza la optimización, la visibilidad y la colaboración entre todas las partes de la cadena de suministro.
