Las 6 palancas de éxito de las plataformas colaborativas en la cadena de suministro
- Gestión y mantenimiento de referenciales: El intercambio de información es clave en cualquier plataforma de colaboración. Existen varios tipos de repositorios cuya función es recopilar toda la información útil para la cadena de suministro: datos de productos, medidas legales, contactos, transportistas, condiciones logísticas, normas y actores de facturación, identificadores bancarios, etc. En los portales de colaboración, la puesta en marcha de los repositorios puede ser realizada por los propios socios y la actualización puede llevarse a cabo por iniciativa del cliente o del proveedor, ya sea manual o automáticamente.
- Intercambio de documentación: Gracias a las aplicaciones colaborativas, no solo se intercambian documentos entre los diferentes actores implicados, sino que además se puede añadir alertas sobre documentación, indicar fechas de caducidad de contratos o establecer flujos de trabajo para aprobar documentación entre varias empresas, lo que agiliza los procesos y reduce el tiempo destinado a estas acciones.
- Colaboración en inventario: Para servir mejor al cliente final, es importante conocer el nivel de existencias en ambos lados entre el vendedor y sus proveedores. El portal de colaboración organiza el intercambio de información sobre las existencias disponibles. Esto significa que el proveedor sabe qué stock existe en el lado del proveedor y si está asignado o no al proveedor. El vendedor, por otro lado, conoce el resto de las existencias del lado del vendedor. La solución también puede manejar umbrales mínimos y máximos, y reaccionar de acuerdo con los niveles declarados.
- Digitalización de los pedidos: Los módulos de gestión de pedidos o de previsión de entrega en la industria permiten, además de saber la recepción del pedido por parte del proveedor, conocer todo el ciclo de flujo asociado: acuse de recibo, modificación, reclamación, cancelación... dentro de la cartera de pedidos. Todo esto se traduce en una aceleración de las operaciones, reducción de costes administrativos, así como una mejora de la trazabilidad.
- Flujos logísticos: La digitalización de los flujos de información en el almacén agiliza las operaciones de entrada y salida mientras se permite la trazabilidad. Por ello, gracias a las plataformas de colaboración, es posible transmitir avisos de envío, asegurando el cumplimiento de las normas logísticas acordadas y la coherencia con el pedido. También es posible editar los documentos asociados. El cliente, por su parte, también puede compartir información relativa a la recepción de mercancías.
- Automatización de la facturación electrónica: La facturación electrónica será de obligado cumplimiento para las empresas españolas en los próximos años, tal y como establece la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas, también conocida como Ley Crea y Crece. Las compañías que dispongan de portales de colaboración se benefician de recibir las distintas facturas en un espacio común, ya que éste comprueba la coherencia con las facturas anteriores y garantiza el cumplimiento del IVA. Además, organizan la colaboración con el proveedor para corregir las facturas y resolver las controversias con una optimización mutua del flujo de caja, al final del día.
“Trabajar en colaboración con diferentes partners aumenta la productividad, agilidad y eficiencia de los procesos, lo que se traduce en una optimización de tiempos y recursos para los empleados y, en consecuencia, mayor productividad para las compañías”, concluye Ignacio García.
